E-mail, posta elettronica certificata, SMS e messaggi Whatsapp: sono molte le forme di comunicazione che, oltre alla posta ordinaria ormai sempre meno utilizzata, vengono comunemente impiegate in ambito aziendale, ma quali di queste forme di corrispondenza ha valore legale?
Facciamo una premessa: con l’espressione “corrispondenza aziendale” possiamo intendere l’insieme di tutte le comunicazioni scritte che intercorrono tra aziende, o tra l’azienda e i propri clienti e fornitori, finalizzate alla gestione delle attività commerciali e amministrative.
Il valore giuridico della corrispondenza aziendale.
Questa enorme mole di documenti prodotta dalla corrispondenza aziendale raramente beneficia della dovuta attenzione e spesso viene sottovalutato il suo valore giuridico e le conseguenze di un utilizzo superficiale (o addirittura non corretto) della corrispondenza. Tali comunicazioni non soltanto hanno un importante valore in funzione commerciale, ma rilevano dal punto vista legale sotto molteplici profili, quali, ad esempio, la legittimità del loro utilizzo e il valore probatorio in caso di contenzioso.
Le comunicazioni nelle attività di marketing.
Quanto al primo aspetto, è importante ricordare che l’invio di comunicazioni di natura commerciale (quali ad esempio le e-mail o i messaggi inviati nell’ambito di una campagna di marketing, compresi dunque i messaggi di Whatsapp) necessita del previo consenso del destinatario ai sensi della normativa di tutela dei dati personali (Reg. UE 679/16). Per tale ragione, prima di “scrivere” è necessario valutare attentamente quale sia la base giuridica che legittima, ai sensi dell’Art 6 del Regolamento UE 679/16, l’utilizzo dei dati di una persona fisica (come, ad esempio, oltre al suo nominativo, il suo indirizzo email o il recapito telefonico), così da verificare se una determinata comunicazione necessiti o meno del previo consenso del destinatario.
Il valore probatorio delle comunicazioni tramite e-mail o messaggio telefonico.
Come anticipato, la corrispondenza può costituire anche un rilevante elemento di prova in sede di contenzioso tra aziende, o tra quest’ultime e i loro clienti e fornitori. A norma dell’Art 2712 del Codice Civile le riproduzioni fotografiche e informatiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime. Alla luce di questo, i messaggi Whatsapp hanno valore legale?
I messaggi hanno valore legale al pari delle email.
Come recentemente evidenziato dal Tribunale di Firenze (sentenza 7/2/2020) “”il messaggio di posta elettronica (cd. e-mail) o lo “short message service” (“SMS“) costituiscono documenti elettronici che contengono la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti che, seppure privi di firma, rientrano tra le riproduzioni informatiche e le rappresentazioni meccaniche di cui all’art 2712 c.c. e, pertanto, formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate” se colui contro il quale vengono prodotti non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.
I messaggi Whatsapp hanno valore legale, e pure gli screenshot.
Sempre in ordine al valore delle comunicazioni informatiche, il Tribunale di Milano (sentenza 10/8/2021) ha ritenuto che “l’accordo raggiunto tramite scambio di messaggi Whatsapp tra le parti, documentato mediante il relativo screenshot prodotto in causa, laddove la parte interessata non ne abbia disconosciuto né la provenienza né il contenuto, costituisce prova scritta dell’accordo raggiunto dalle parti” in merito alle condizioni contrattuali concordate.
Gli aspetti sopra rappresentati ci inducono dunque a riflettere sulla importanza di un corretto uso della corrispondenza, in qualunque forma essa avvenga, in funzione non soltanto della crescita aziendale, ma anche della prevenzione delle problematiche giuridiche, dunque sul risparmio di oneri per l’impresa.
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